มีประสิทธิภาพ
วิธีดำเนินการสนับสนุนทางแชท
เราได้จัดระเบียบขั้นตอนการจัดการแชทลูกค้าใน Oooh อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว และขอแบ่งปันความรู้เหล่านี้ให้กับคุณ
แม้ว่ายังมีจุดที่ต้องปรับปรุง แต่หากคุณจัดการแชทตามขั้นตอนนี้ในปัจจุบัน
① กำจัดการตอบสนองที่ไม่จำเป็น
② จะช่วยเพิ่มอัตราการปิดการขาย
ซึ่งคาดว่าจะได้ผลลัพธ์ดังกล่าว โปรดใช้คู่มือนี้ในการจัดการแชทในแต่ละวัน
Oooh ระบบการจัดการ:https://www.oooh.jp/ope/
Table of Contents
ขั้นตอนพื้นฐานของการจัดการแชท
โดยพื้นฐานแล้ว โปรดดำเนินการจัดการแชทตาม 5 ขั้นตอนด้านล่างนี้
สิ่งสำคัญคือทำอย่างไร จัดการให้ราบรื่นจนถึง Step2 'การเสนอครั้งแรก' ซึ่งจะส่งผลต่ออัตราการปิดการขาย
Step 1
Step 1
แนะนำบริษัทของคุณ & สอบถามข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแผนการเดินทาง
(การคัดกรองลูกค้าที่มีโอกาสต่ำ)
※หากเป็นไปได้ สามารถดำเนินการ Step2 การเสนอครั้งแรกพร้อมกันได้
Step 2
Step 2
นำเสนอแผนการเดินทางคร่าว ๆ และราคาประมาณการ
(ปรับความเข้าใจเรื่องงบประมาณ และคัดกรองตามงบประมาณ)
Step 3
Step 3
นำเสนอแผนการเดินทางที่ละเอียดและราคาประเมิน
(ข้อเสนอการเดินทางครั้งสุดท้าย)
Step 4
Step 4
ปรับรายละเอียดการสมัครครั้งสุดท้าย และรับสมัครการเดินทาง
Step 5
Step 5
ข้อมูลขั้นตอนหลังการสมัคร
แนะนำเรื่องบัตรกำนัล วีซ่า และประกันการเดินทาง
ขั้นตอนที่ 1 การตอบสนองเบื้องต้น
วัตถุประสงค์
① รวบรวม/สอบถามข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเสนอแผนการเดินทาง
② คัดกรองลูกค้าที่ไม่อยู่ในกลุ่มเป้าหมาย (งบประมาณไม่ตรงกัน)
ประโยคตัวอย่าง
※ข้อความด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริษัทท่องเที่ยวของคุณ
※ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟังก์ชัน 'ข้อความสำเร็จรูป' เพื่อให้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลตของแต่ละบริษัทได้
นาย ◯◯
■■■ ข้อความแนะนำบริษัทของคุณ ■■■
(เพื่อให้ลูกค้าไว้วางใจ)
สวัสดีครับ/ค่ะ ฉันคือ ◯◯ ผู้บริหารบริษัทท่องเที่ยวในบราซิล
บริษัทของเราดำเนินการจัดทริปให้กับลูกค้าชาวญี่ปุ่นในสถานที่มายาวนานกว่า ◯◯ ปี โดยในอดีตเราได้มีผลงานในการให้บริการกับลูกค้ารายบุคคลมากกว่า ◯ คน พร้อมทั้งจัดทริปให้กับลูกค้าทางธุรกิจอย่าง ◯ บริษัท และ ◯ บริษัท นอกจากนี้ สำหรับลูกค้ารายบุคคล เราได้เสนอทัวร์ส่วนตัวที่ผู้เดินทางสามารถปรับเปลี่ยนตารางการเดินทางและเลือกสถานที่ตามงบประมาณได้อย่างอิสระ เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้มีโอกาสช่วยให้คุณได้รับประสบการณ์ท่องเที่ยวที่ยอดเยี่ยม ขอขอบพระคุณเป็นอย่างสูงในความไว้วางใจของคุณ
■■■ การสอบถามข้อมูลที่จำเป็น ■■■
การเตรียมข้อเสนอการเดินทาง & การคัดกรองลูกค้าที่มีความเป็นไปได้น้อย
（※）จากคำถามด้านล่าง ให้ดูผลสำรวจและสอบถามเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับข้อเสนอชั่วคราว
ฉันคิดว่าจะเริ่มจัดทำแผนการเดินทางทันที แต่ขอความกรุณาให้ข้อมูลดังต่อไปนี้ได้ไหมคะ/ครับ?
เมืองต้นทางและปลายทางในญี่ปุ่นคือที่ไหน?
คุณต้องการให้เราจัดการตั๋วเครื่องบินระหว่างประเทศระหว่างญี่ปุ่น/ท้องถิ่นหรือไม่? ในกรณีนั้น งบประมาณที่คุณให้มารวมถึงตั๋วเครื่องบินระหว่างประเทศด้วยหรือไม่?
หากคุณได้กำหนดเที่ยวบินขาเข้า/ขาออกแล้ว เราสามารถวางแผนตามตารางเที่ยวบินของคุณได้ คุณคิดว่าอย่างไร?
คุณเดินทางมาเป็นคู่รักหรือเป็นเพื่อนกัน?
เป็นการเดินทางพิเศษอะไรหรือเปล่าคะ? เช่น ฮันนีมูน
คุณต้องการห้องประเภทใด ระหว่างห้องเตียงคู่ที่มีเตียงใหญ่หนึ่งเตียง หรือห้องเตียงคู่ที่มีเตียงเล็กสองเตียงวางคู่กัน?
คุณต้องการเดินทางกับกลุ่มเล็ก ๆ ของบริษัทเราหรือไม่? หรือคุณต้องการการเดินทางแบบส่วนตัว?
คุณมีความต้องการเกี่ยวกับระดับของโรงแรมหรือไม่? (เราขอแนะนำโรงแรมระดับ 3 ถึง 5 ดาว)
หากคุณมีบุตร โปรดแจ้งอายุของบุตรของคุณ
ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความร่วมมือของคุณ
จุดที่ควรทราบ
- ควรถามคำถามทั้งหมดในคราวเดียว ไม่ใช่ถามทีละนิดทีละหน่อย (วิธีนี้จะมีประสิทธิภาพมากกว่าสำหรับบริษัททัวร์ และการเสนอแผนการเดินทางอย่างรวดเร็วก็สำคัญมาก!)
- การตอบกลับครั้งแรกต้องดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมงเสมอ (ความรวดเร็วในการตอบกลับจะสร้างความมั่นใจ/ความไว้วางใจให้กับลูกค้า)
- หากการสร้างแผนใช้เวลานาน กรุณาแจ้งให้ทราบ
- สำหรับลูกค้าที่งบประมาณไม่ตรงกัน ให้แจ้งงบประมาณโดยประมาณ และหากการสนทนาไม่คืบหน้าหลังจากนั้น ก็ถือว่าเพียงพอแล้ว (เพื่อไม่ให้เสียเวลาไปกับลูกค้าที่มีโอกาสปิดการขายต่ำ)
ขั้นตอนที่ 2: ข้อเสนอครั้งแรก
วัตถุประสงค์
นำเสนอภาพรวมของแผนการเดินทางและจำนวนเงินโดยประมาณ (ถ้าเป็นไปได้ตั้งแต่เริ่มต้นการสอบถาม) ภายใน 3 วัน -
การคัดกรองลูกค้าที่งบประมาณไม่ตรงกัน
ประโยคตัวอย่าง
※ข้อความด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริษัทท่องเที่ยวของคุณ
※ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟังก์ชัน 'ข้อความสำเร็จรูป' เพื่อให้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลตของแต่ละบริษัทได้
นาย ◯◯
การนำเสนอเนื้อหาการเดินทางแบบง่ายและการประมาณการค่าใช้จ่ายเบื้องต้น
เริ่มต้นด้วยการปรับความเข้าใจเรื่องงบประมาณและการคัดกรองลูกค้าที่ไม่น่าจะเป็นไปได้
※ข้อเสนอครั้งแรกสามารถเป็นข้อความได้ (ถ้าเป็นไปได้ ตารางการเดินทางจะดีกว่า)
※ที่นี่คือความเร็วในการเสนอ ลำดับความสำคัญสูงสุด - (ถ้าเป็นไปได้. ภายใน 3 วัน）
สวัสดีครับ/ค่ะ, ◯◯ ครับ/ค่ะ
เราขอเสนอแผนการเดินทางง่าย ๆ โดยพิจารณาจากความต้องการของคุณ
<ภาพรวมแผน>
4/27 13:10 เดินทางถึงไนโรบี ท่องเที่ยวไนโรบี (ศูนย์ยีราฟ) พักค้างคืนที่ไนโรบี
4/28 ไนโรบี→เขตอนุรักษ์ธรรมชาติโลอิซาบา พักที่โลอิซาบา
4/29 เดินทางไปทะเลสาบไนวาชา เพลิดเพลินกับซาฟารีเดินเท้าและซาฟารีเรือ พักค้างคืนที่ไนวาชา
4/30 ทะเลสาบไนวาชา → ทะเลสาบนาคูรู เพลิดเพลินกับการขับรถชมสัตว์ พักที่นาคูรู
5/1 เดินทางจากทะเลสาบนาคูรูไปยังมาไซมารา พักค้างคืนที่มาไซมารา
5/2: จัดกิจกรรมส่องสัตว์ตลอดทั้งวันที่ Masai Mara และพักค้างคืนที่ Masai Mara 5/3: จัดกิจกรรมส่องสัตว์ที่ Masai Mara และพักค้างคืนที่ Masai Mara
5/4 เกมไดรฟ์ตอนเช้า เดินทางทางอากาศจากมาซาอิมาราไปยังเดียนี (11:30-13:45) เพลิดเพลินกับชายหาดเดียนี
5/5 จากเดียนีไปไนโรบี ออกเดินทางจากสนามบินไนโรบีเวลา 18:00 น.
สิ่งที่รวมอยู่ในแผน
โรงแรม◯คืน, อาหาร (เช้า, กลางวัน, เย็น)
・ไกด์ชาวญี่ปุ่น ◯วัน
・รถยนต์ส่วนตัว ◯วัน
กิจกรรม (ซาฟารี ฯลฯ------)
<จำนวนเงินโดยประมาณ>
จำนวนเงินสุดท้ายจะได้รับการยืนยันแยกต่างหาก แต่โดยประมาณคือ 2,500 ดอลลาร์สหรัฐฯ / 1 คน (เมื่อมีผู้เข้าร่วม 2 คน)
หากมีคำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา
หากไม่มีปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและงบประมาณที่กล่าวมาข้างต้น เราจะตรวจสอบรายละเอียดและแจ้งยอดเงินสุดท้ายให้ทราบ ท่านคิดเห็นอย่างไร?
หากท่านสามารถให้ความคิดเห็นได้ จะเป็นพระคุณอย่างยิ่ง
จุดที่ควรทราบ
- กรุณาแจ้งช่วงงบประมาณที่อาจเปลี่ยนแปลงได้ หากมีการประนีประนอมเงื่อนไขหรืออัปเกรด (หากเป็นไปได้)
- โปรดยืนยันงบประมาณและสอบถามให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาในการเข้าสู่ขั้นตอนการเสนอแผนการเดินทาง
ขั้นตอนที่ 3 ข้อเสนอนี้
วัตถุประสงค์
・การนำเสนอแผนการเดินทางและยอดเงินโดยละเอียด
ประโยคตัวอย่าง
※ข้อความด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริษัทท่องเที่ยวของคุณ
※ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟังก์ชัน 'ข้อความสำเร็จรูป' เพื่อให้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลตของแต่ละบริษัทได้
นาย ◯◯
■■■ การนำเสนอแผนการเดินทางและยอดเงินขั้นสุดท้าย ■■■
※โปรดนำเสนอแผนการเดินทางในรูปแบบ PDF หรือใช้ฟังก์ชัน 'แผนการเดินทาง' ของ Oooh (หากใช้ข้อความธรรมดา อาจมีการตรวจสอบรายละเอียดตกหล่นหรือทำให้ลูกค้าตรวจสอบเนื้อหาได้ยาก)
※การใช้ฟังก์ชัน 'แผนการเดินทาง' ของ Oooh จะช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างแผนใหม่ และลูกค้าสามารถตรวจสอบเนื้อหาผ่านสมาร์ทโฟนได้ง่ายขึ้น
＞ ฟังก์ชัน 'แผนการเดินทาง' ของ Oooh อยู่ที่นี่ (ลิงก์)
สวัสดีครับ/ค่ะ, ◯◯ ครับ/ค่ะ
เราขอแจ้งแผนการเดินทางและรายละเอียดค่าใช้จ่าย โปรดตรวจสอบไฟล์ที่แนบมาด้วย
โปรดทราบว่าแผนนี้มีอายุถึงวันที่ ◯ เดือน ◯ เท่านั้น (หากเกินกำหนด อาจมีการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายในเนื้อหาการจัดการ)
ขั้นตอนการสมัครมีดังนี้ โปรดตรวจสอบเพิ่มเติม
1. โปรดตรวจสอบเนื้อหาการเดินทาง หากต้องการสมัคร โปรดแจ้งผ่านแชท
2. ทางเราจะจัดทำใบสมัครและแจ้งลิงก์สมัครให้ลูกค้าผ่านแชทนี้
3. ลูกค้าดำเนินการสมัครและชำระเงินผ่านลิงก์สมัคร (บัตรเครดิตหรือโอนเงินผ่านธนาคาร)*
4. หลังจากชำระเงินเสร็จสิ้น ทางเราจะเริ่มดำเนินการจัดการ และจะแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อเสร็จสิ้น
(*) การชำระเงินจะเป็นสกุลเงินเยนที่แปลงจากสกุลเงินที่แจ้งไว้ หากต้องการชำระเป็นเงินตราต่างประเทศ (ดอลลาร์, ยูโร) โปรดแจ้งผ่านแชท
โปรดตรวจสอบและยืนยันด้วย
จุดที่ควรทราบ
- แนะนำขั้นตอนการสมัคร
- โปรดระบุคำถามที่พบบ่อยในข้อเสนอ (แผนการเดินทาง)
- ระบุเงื่อนไขการยกเลิกให้ชัดเจน
- โดยหลักการแล้ว จะไม่แสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายแยกส่วน
→ หากถูกถามเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายแยกส่วน โปรดตอบว่า 'การแจ้งค่าใช้จ่ายแยกส่วนจะทำให้ไม่สามารถรับผิดชอบต่อแผนการเดินทางทั้งหมดได้ ดังนั้นจึงไม่รับจัดการแยกส่วนสำหรับแผนการเดินทางที่เสนอ' - แจ้งกำหนดเวลาของใบเสนอราคา/ตกลงกำหนดเวลาพิจารณากับผู้ใช้ (เช่น การจองโรงแรมชั่วคราวหรือการมอบหมายไกด์)
ขั้นตอนที่ 4: การปรับเปลี่ยน & การสมัคร
วัตถุประสงค์
・การปรับเปลี่ยนข้อเสนอและเนื้อหาการสมัครขั้นสุดท้าย (ยืนยันความตั้งใจ)
・การส่งใบสมัครและขอให้กรอกข้อมูล
ประโยคตัวอย่าง
※ข้อความด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริษัทท่องเที่ยวของคุณ
※ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟังก์ชัน 'ข้อความสำเร็จรูป' เพื่อให้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลตของแต่ละบริษัทได้
นาย ◯◯
■■■ การตรวจสอบข้อเสนอและการส่งใบสมัคร ■■■
(เมื่อยืนยันความตั้งใจในการสมัครแล้ว โปรดจัดทำและแชร์ใบสมัครโดยเร็วที่สุด)
หากข้อเสนอที่เราแจ้งไว้เป็นที่พอใจ เราจะจัดทำใบสมัครให้
โปรดตรวจสอบและยืนยันด้วย
จุดที่ควรทราบ
หากปล่อยให้ลูกค้าที่ตั้งใจสมัครต้องรอนานเกินไป อาจทำให้เกิดความกังวลได้
แม้ว่าการตอบกลับและการดำเนินการจากเราจะเป็นไปอย่างราบรื่น แต่หากไม่ได้ยืนยันความตั้งใจในการสมัครอย่างชัดเจน อาจทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
การจองโรงแรมหรือไกด์ชั่วคราวอาจเปลี่ยนแปลงได้เมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นโปรดยืนยันความตั้งใจในการสมัครให้ทันเวลา
ขั้นตอนที่ 5: การแจ้งขั้นสุดท้าย
วัตถุประสงค์
・การแชร์ขั้นตอนตั้งแต่การสมัครจนถึงการเดินทาง
・การแจ้งขั้นสุดท้ายก่อนการเดินทาง (Final Call)
ประโยคตัวอย่าง
※ข้อความด้านล่างเป็นเพียงตัวอย่าง โปรดปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับบริษัทท่องเที่ยวของคุณ
※ในอนาคตจะมีการเพิ่มฟังก์ชัน 'ข้อความสำเร็จรูป' เพื่อให้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลตของแต่ละบริษัทได้
นาย ◯◯
■■■ การแชร์ขั้นตอนตั้งแต่การสมัครจนถึงการเดินทาง ■■■
(โปรดแชร์ขั้นตอนต่อไปโดยเร็ว เพื่อให้ลูกค้ามีเวลาเตรียมตัวอย่างเพียงพอ)
※หากจัดทำ 'คู่มือการเดินทาง' ล่วงหน้าและแชร์จะช่วยลดคำถามที่ไม่จำเป็นได้อย่างมาก!
สวัสดีครับ/ค่ะ, ◯◯ ครับ/ค่ะ
ขอขอบคุณอย่างยิ่งสำหรับการสมัครในครั้งนี้!
เราจะดำเนินการจัดการการเดินทางของท่าน และจะแจ้งให้ทราบเมื่อเสร็จสิ้น
นอกจากนี้ เราจะแจ้ง 'คู่มือการเดินทาง' ที่เหมาะสมกับการเดินทางครั้งนี้ โปรดตรวจสอบเพิ่มเติม
โปรดตรวจสอบและยืนยันด้วย
ที่คั่นหนังสือท่องเที่ยว (ของที่ต้องเขียน)
โปรดระบุหัวข้อด้านล่างใน 'คู่มือการเดินทาง' อย่างครบถ้วน
- เกี่ยวกับการประกันการเดินทางไปต่างประเทศ
- เกี่ยวกับวัคซีน/การฉีดวัคซีน
- เกี่ยวกับวีซ่าเข้าประเทศ
- เกี่ยวกับสภาพอากาศและการแต่งกาย
- เกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนสกุลเงิน
- เกี่ยวกับชิป
- เกี่ยวกับแรงดันไฟฟ้า
- ข้อมูลติดต่อในพื้นที่ (Line, WhatsApp ฯลฯ)
จุดที่ควรทราบ
กรุณาแจ้งข้อมูลในหัวข้อด้านล่างให้ครบถ้วนและล่วงหน้าก่อนวันเดินทาง
※ในอดีตเคยมีกรณีที่เกิดปัญหาเนื่องจากแจ้งข้อมูลก่อนออกเดินทางในเวลาที่กระชั้นชิด
- การยื่นขอวีซ่า
- ข้อแนะนำในการซื้อประกันการเดินทางไปต่างประเทศ
- เกี่ยวกับวัคซีน/การฉีดวัคซีน
- ข้อมูลติดต่อในพื้นที่ (Line, WhatsApp ฯลฯ)
- รายละเอียดการนัดพบกับไกด์